Eine IT-Beratung in Frankfurt gewinnt neue Aufträge fast nur über öffentlich ausgeschriebene Projekte, bei denen von Anfang an vier oder fünf Wettbewerber um denselben Zuschlag ringen und am Ende oft der Preis entscheidet. Dabei sitzen in derselben Stadt Dutzende mittelständische Unternehmen, deren IT-Abteilung ein Projekt plant, das noch gar nicht ausgeschrieben wurde. Wer diese Unternehmen anspricht, bevor eine Ausschreibung überhaupt existiert, verhandelt mit einem einzigen Ansprechpartner statt gegen fünf Mitbewerber.
Warum lange Entscheidungswege kein Grund zum Aufgeben sind
Ein Unternehmen mit eigener Einkaufsabteilung lässt ein neues Angebot selten von einer einzelnen Person absegnen, meist prüfen Fachabteilung, Einkauf und teils auch die Geschäftsführung parallel mit. Das verlängert den Prozess auf mehrere Wochen, manchmal Monate, ist aber kein Zeichen von Desinteresse. Ein kleineres Unternehmen ohne solche Struktur entscheidet dagegen oft innerhalb weniger Tage, weil eine einzige Person die Verantwortung trägt. Wer beide Kundengruppen mit derselben Erwartungshaltung anschreibt, wird beim grösseren Unternehmen unweigerlich ungeduldig und beim kleineren zu zögerlich wirken.
Sichtbarkeit, bevor die Ausschreibung kommt
| Verzeichnis | Nutzen für Ihr Unternehmen |
|---|---|
| Google-Unternehmensprofil | Erste Anlaufstelle, wenn ein Einkäufer Ihren Firmennamen googelt. |
| Das Örtliche | Wird von manchen traditionelleren Auftraggebern noch neben der gezielten Suche konsultiert. |
| Gelbe Seiten | Schafft zusätzliche Glaubwürdigkeit bei etablierten Mittelstandskunden. |
| 11880.com | Schnelle Kontaktaufnahme, wenn jemand nur die Telefonnummer sucht. |
| wer liefert was | B2B-Plattform, auf der Einkäufer gezielt nach passenden Dienstleistern suchen. |
Bevor ein Einkäufer überhaupt antwortet, prüft er meist Ihre Website und Ihr Google-Profil, um zu sehen, ob Referenzen und Auftreten zur eigenen Branche passen.
Eine Nachricht mit einer Zahl statt einer Selbstbeschreibung
Finden Sie den Namen der Person heraus, die fachlich über ein solches Projekt entscheidet, meist nicht die Geschäftsführung, sondern eine Leitungsfunktion in der Fachabteilung. Beginnen Sie die Nachricht mit einem konkreten Ergebnis aus einem vergleichbaren Projekt, etwa einer eingesparten Zahl oder verkürzten Zeit, statt mit einer allgemeinen Beschreibung Ihres Leistungsportfolios. Ein häufiger Fehler ist eine Nachricht, die drei Absätze über das eigene Unternehmen verliert, bevor überhaupt der Nutzen für den Empfänger erwähnt wird. Haken Sie nach etwa zehn Tagen einmal nach, ohne dabei den ursprünglichen Text zu wiederholen.
Budget und die Zeit bis zur Unterschrift
Für Werkzeuge, Recherche und Nachverfolgung reichen meist einige hundert Euro im Monat. Bis zur Unterschrift vergehen bei grösseren Unternehmen häufig mehrere Monate mit mehreren Gesprächsrunden, weshalb sich der Erfolg einer Kampagne erst über mehrere parallel geführte Kontakte zeigt und nicht nach einer einzelnen Antwort beurteilt werden sollte.
Die Einwilligungspflicht nach dem Wettbewerbsrecht
Paragraf 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb verlangt für Werbe-E-Mails an Unternehmen grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, eine Ausnahme besteht nur bei einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung mit klarer Abmeldemöglichkeit. Ein berechtigtes Interesse nach der Datenschutz-Grundverordnung kann zwar die Verarbeitung der Kontaktdaten selbst rechtfertigen, ersetzt aber nicht die für den Versand nötige Einwilligung. Schreiben Sie deshalb nur Personen an, deren Funktion klar zu Ihrem Angebot passt, nennen Sie Ihr Unternehmen eindeutig als Absender und legen Sie jeder Nachricht eine sofort nutzbare Abmeldung bei.
Die Betreffzeile entscheidet, ob überhaupt geöffnet wird
Eine Betreffzeile, die nur den Firmennamen oder ein allgemeines Angebot ankündigt, geht in einem vollen Postfach schnell unter. Formulieren Sie stattdessen eine konkrete Beobachtung oder Frage, die zeigt, dass die Nachricht an dieses eine Unternehmen gerichtet ist, etwa einen Bezug zu einer kürzlich veröffentlichten Stellenanzeige oder einer sichtbaren Expansion. Vermeiden Sie dabei reisserische Formulierungen, die wie Werbung wirken, in Deutschland schreckt eine zu verkäuferische Betreffzeile viele Einkäufer eher ab, als dass sie neugierig macht. Eine schlichte, sachliche Formulierung, die den eigentlichen Inhalt der Nachricht bereits andeutet, erzielt in der Praxis meist bessere Öffnungsraten als eine auffällige, aber inhaltsleere Zeile.
Wenn ein Unternehmen öffentlich wächst
Eine Serie neuer Stellenanzeigen, eine angekündigte Standorterweiterung oder eine Pressemitteilung über eine grössere Investition sind zuverlässige Hinweise darauf, dass ein Unternehmen in absehbarer Zeit auch externe Dienstleister benötigt, sei es für IT, Beratung oder Umsetzung. Wer solche öffentlichen Signale systematisch beobachtet, statt Unternehmen rein nach Branche und Grösse auszuwählen, trifft deutlich häufiger auf einen tatsächlich bestehenden, aktuellen Bedarf. Diese Recherche kostet Zeit, zahlt sich aber in einer höheren Antwortquote aus, weil die erste Nachricht dann einen konkreten, nachvollziehbaren Anlass benennen kann statt einer allgemeinen Vermutung.
Was Kaptor übernimmt
Kaptor stellt Ihnen eine Liste passender Zielunternehmen mit dem tatsächlichen Entscheidungsträger in der Fachabteilung zusammen. Sie schreiben die Nachricht selbst, aus Ihrem eigenen Postfach, und jede Antwort bleibt gesammelt sichtbar, statt sich zwischen CRM, Tabellen und losen Notizen zu verlieren. Die Methode im Detail steht unter regelkonforme Kaltakquise für B2B-Dienstleister, die Regeln im Nachbarland unter regelkonforme Kaltakquise für B2B-Dienstleister in Österreich.